1. Responsable du traitement
La présente politique de confidentialité est publiée par Fondation des Samares (ci-après « la Fondation »), un organisme sans but lucratif assujetti à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q. 2021, c. 25), communément appelée « Loi 25 ».
En tant qu'organisme qui collecte, utilise et conserve des renseignements personnels dans le cadre de ses activités — notamment sa boutique en ligne, ses formulaires de candidature et ses outils de communication — la Fondation s'engage à traiter ces renseignements avec soin, transparence et dans le respect de la loi.
Cette politique s'applique à toute personne qui visite le site Web de la Fondation, effectue un don ou un achat en ligne, soumet une candidature d'emploi ou de bénévolat, ou communique avec la Fondation par voie électronique.
2. Renseignements personnels collectés
La Fondation collecte les renseignements personnels suivants, regroupés par catégorie selon leur nature et leur source :
2.1 Renseignements d'identification et de contact
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Adresse postale
2.2 Renseignements transactionnels (boutique en ligne et dons)
- Historique des achats et des dons
- Informations de facturation (nom, adresse de facturation)
- Données de transaction (montant, date, référence de commande)
- Informations de paiement — traitées directement par le processeur de paiement ; la Fondation ne conserve pas les numéros de carte complets
2.3 Renseignements de ressources humaines (candidatures)
- Curriculum vitæ et lettre de motivation
- Expériences professionnelles et formation académique
- Références professionnelles
- Tout autre renseignement fourni volontairement dans le cadre d'une candidature à un poste ou à une occasion de bénévolat
2.4 Renseignements de navigation et techniques
- Adresse IP
- Identifiants d'appareil et de navigateur
- Pages visitées, durée de la session et comportement de navigation
- Localisation approximative (dérivée de l'adresse IP)
- Préférences de navigation mémorisées
2.5 Renseignements publicitaires
- Identifiants publicitaires
- Identifiants de réseaux sociaux (dans le cadre du suivi des conversions Meta)
La Fondation ne collecte pas de renseignements personnels sensibles tels que des données de santé, des données biométriques ou des informations sur les convictions religieuses ou politiques, sauf si vous les fournissez volontairement dans le cadre d'une candidature ou d'une communication directe.
3. Finalités du traitement
La Fondation utilise vos renseignements personnels uniquement aux fins décrites ci-dessous. Pour chaque finalité, la base légale applicable en vertu de la Loi 25 est indiquée.
3.1 Traitement des transactions et des dons
Finalité : Traiter vos achats en ligne, vos dons, émettre des reçus fiscaux et assurer le suivi de vos commandes.
Base légale : Exécution d'un contrat ou d'une relation de don ; obligation légale (émission de reçus fiscaux).
Services impliqués : WooCommerce Analytics (analyse des performances de la boutique).
3.2 Gestion des candidatures (emploi et bénévolat)
Finalité : Évaluer les candidatures reçues, communiquer avec les candidats et constituer un bassin de candidatures pour des besoins futurs.
Base légale : Consentement de la personne concernée au moment du dépôt de sa candidature.
3.3 Mesure d'audience et amélioration du site
Finalité : Comprendre comment les visiteurs utilisent le site afin d'en améliorer le contenu et l'expérience de navigation.
Base légale : Consentement (témoin analytique).
Services impliqués : Google Analytics 4 (transfert aux États-Unis) ; WooCommerce Analytics (transfert aux États-Unis).
3.4 Publicité ciblée et remarketing
Finalité : Mesurer l'efficacité de nos campagnes de sensibilisation et rejoindre des personnes susceptibles d'être intéressées par la mission de la Fondation sur les plateformes Meta (Facebook, Instagram).
Base légale : Consentement (témoin marketing).
Services impliqués : Meta Pixel (Facebook) (transfert aux États-Unis).
3.5 Fonctionnement et sécurité du site
Finalité : Assurer le bon fonctionnement du site, afficher les cartes interactives, les polices de caractères et protéger le site contre les abus automatisés (robots).
Base légale : Intérêt légitime (sécurité et fonctionnement du site) ; consentement pour les témoins fonctionnels non essentiels.
Services impliqués : Google Maps, Google Fonts, Google reCAPTCHA (tous avec transfert aux États-Unis).
3.6 Gestion du consentement aux témoins
Finalité : Enregistrer et mémoriser vos choix de consentement relatifs aux témoins de navigation, conformément à la Loi 25.
Base légale : Obligation légale.
Services impliqués : Moelleux par Horizon-Cumulus (hébergé au Québec — OVH Beauharnois).
4. Tiers et sous-traitants
La Fondation fait appel aux fournisseurs tiers suivants dans le cadre de l'exploitation de son site Web. Ces fournisseurs agissent à titre de sous-traitants et ne sont autorisés à utiliser vos renseignements personnels qu'aux fins décrites ci-dessous.
| Nom du service | Finalité | Catégorie | Transfert hors Québec |
|---|---|---|---|
| Moelleux (par Horizon-Cumulus) | Gestion du consentement aux témoins et hébergement de la politique de confidentialité | Essentiel | Non — hébergé au Québec (OVH Beauharnois) |
| Google Analytics 4 | Mesure d'audience et analyse du comportement des visiteurs | Analytique | Oui — États-Unis |
| WooCommerce Analytics | Analyse des performances de la boutique en ligne et du comportement des clients | Analytique | Oui — États-Unis |
| Meta Pixel (Facebook) | Suivi des conversions et remarketing sur les plateformes Meta | Marketing | Oui — États-Unis |
| Google Maps | Affichage de cartes interactives et d'informations de localisation | Fonctionnel | Oui — États-Unis |
| Google Fonts | Fourniture des polices de caractères pour l'affichage du site | Fonctionnel | Oui — États-Unis |
| Google reCAPTCHA | Vérification que l'utilisateur est humain ; protection contre les abus automatisés | Fonctionnel | Oui — États-Unis |
La Fondation ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers et ne les communique pas à des fins commerciales sans votre consentement explicite.
5. Transferts hors Québec
Plusieurs des fournisseurs tiers utilisés par la Fondation sont établis aux États-Unis. Lorsque vos renseignements personnels sont transmis à ces fournisseurs, ils peuvent être traités et conservés sur des serveurs situés hors du Québec et hors du Canada, notamment aux États-Unis.
Conformément à l'article 17 de la Loi 25, la Fondation s'assure, avant tout transfert, que les renseignements personnels bénéficient d'une protection adéquate, notamment par la conclusion d'ententes contractuelles avec ces fournisseurs (clauses contractuelles types, conditions d'utilisation encadrant la protection des données, ou mécanismes équivalents reconnus).
Les transferts hors Québec concernent les fournisseurs suivants :
- Google Analytics 4 — États-Unis (Alphabet Inc.) : analyse d'audience
- WooCommerce Analytics — États-Unis (Automattic Inc.) : analyse de la boutique en ligne
- Meta Pixel (Facebook) — États-Unis (Meta Platforms Inc.) : suivi des conversions et remarketing
- Google Maps — États-Unis (Alphabet Inc.) : cartographie interactive
- Google Fonts — États-Unis (Alphabet Inc.) : polices de caractères
- Google reCAPTCHA — États-Unis (Alphabet Inc.) : protection contre les robots
Avant de procéder à tout nouveau transfert de renseignements personnels hors Québec, la Fondation effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) lorsque la nature des renseignements ou le contexte du transfert le justifie, conformément aux exigences de la Loi 25.
Vous pouvez refuser certains de ces transferts en retirant votre consentement aux catégories de témoins concernées (analytiques, marketing, fonctionnels) via notre outil de gestion du consentement disponible sur le site.
6. Durée de conservation
La Fondation conserve vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour satisfaire à ses obligations légales. Une fois la durée de conservation écoulée, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
| Type de renseignements | Durée de conservation | Raison |
|---|---|---|
| Données transactionnelles et de dons (commandes, reçus fiscaux) | 7 ans après la transaction | Obligation fiscale et comptable (Loi sur les impôts, Loi de l'impôt sur le revenu) |
| Renseignements de facturation et de paiement | 7 ans après la transaction | Obligation légale comptable et fiscale |
| Candidatures (emploi ou bénévolat) — candidat retenu | Durée de l'engagement + 2 ans après la fin | Gestion des ressources humaines et obligations légales en matière d'emploi |
| Candidatures (emploi ou bénévolat) — candidat non retenu | 6 mois après la décision, sauf consentement à une conservation plus longue | Délai raisonnable pour un éventuel recours ; bassin de candidatures avec consentement |
| Données de navigation et d'analyse (Google Analytics 4) | 14 mois (paramètre par défaut Google Analytics) | Analyse des tendances d'audience sur une période glissante |
| Données de navigation (WooCommerce Analytics) | Durée de la session + agrégation anonymisée | Analyse des performances de la boutique |
| Préférences de consentement aux témoins (Moelleux) | 13 mois | Mémorisation du choix de consentement conformément à la Loi 25 |
| Correspondance et communications générales | 3 ans après le dernier échange | Suivi des relations avec les donateurs, partenaires et bénéficiaires |
7. Droits des personnes concernées
En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels détenus par la Fondation. Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 8).
7.1 Droit d'accès
Vous avez le droit de savoir si la Fondation détient des renseignements personnels vous concernant et, le cas échéant, d'en obtenir une copie. Vous pouvez également demander à connaître les catégories de renseignements détenus, les finalités de leur utilisation et les tiers à qui ils ont été communiqués.
7.2 Droit de rectification
Si des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou équivoques, vous pouvez demander qu'ils soient corrigés. Vous pouvez également demander que les renseignements qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés soient supprimés.
7.3 Droit à l'effacement (droit à l'oubli)
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n'est plus justifiée par une finalité légitime ou une obligation légale. La Fondation donnera suite à votre demande dans les meilleurs délais, sous réserve de ses obligations légales de conservation.
7.4 Droit à la portabilité
Vous avez le droit de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels que vous avez fournis à la Fondation, afin de les transmettre à un autre organisme, lorsque cela est techniquement faisable.
7.5 Droit de retrait du consentement
Lorsque le traitement de vos renseignements personnels est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement en tout temps, sans préjudice pour vous. Le retrait du consentement ne vaut que pour l'avenir et ne remet pas en cause la légalité des traitements effectués avant ce retrait. Vous pouvez gérer vos préférences de témoins directement via l'outil de consentement disponible sur notre site.
7.6 Délai de réponse
La Fondation s'engage à répondre à toute demande d'exercice de droits dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande, conformément au délai prévu par la Loi 25.
7.7 Droit de déposer une plainte
Si vous estimez que la Fondation ne respecte pas vos droits ou les obligations prévues par la Loi 25, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (CAI) :
- Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
Nous vous encourageons toutefois à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions tenter de résoudre votre préoccupation directement.
8. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l'article 8.1 de la Loi 25, la Fondation a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Toute question, demande ou préoccupation relative à la présente politique ou au traitement de vos renseignements personnels peut lui être adressée.
- Nom : Gilles-Mathieu Vincent
- Titre : président de la Fondation des Samares
- Courriel : administration@fondationdessamares.org
- Téléphone : 450 757-8857
Votre demande sera traitée dans un délai de 30 jours suivant sa réception. Si un délai supplémentaire est nécessaire, vous en serez informé dans ce même délai de 30 jours.
9. Entrée en vigueur et versionnement
La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 4 juin 2026 et constitue la version 2.
La Fondation se réserve le droit de modifier cette politique en tout temps afin de refléter des changements dans ses pratiques, dans les services utilisés ou dans les exigences légales applicables. En cas de modification substantielle, un avis sera affiché sur le site Web. La version en vigueur est toujours celle publiée à cette adresse.
Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement pour demeurer informé de la façon dont la Fondation protège vos renseignements personnels.